Politica de confidențialitate

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Spółka prowadzi platformę ArchiPuro dostępną pod adresem archipuro.com, dedykowaną pracowniom architektonicznym i architektom wnętrz (dalej: “Administrator” lub “ArchiPuro”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@archipuro.com

1a. Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki obowiązkowego powołania IOD określone w art. 37 ust. 1 RODO (Administrator nie jest organem publicznym, nie prowadzi przetwarzania na dużą skalę szczególnych kategorii danych, ani nie wymaga regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę).

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt bezpośredni z Administratorem: kontakt@archipuro.com.

2. Jakie dane zbieramy

W ramach korzystania z Serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

Dane właścicieli pracowni

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• NIP i nazwa firmy
• Adres siedziby

Dane pracowników pracowni

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail służbowy
• Rola w systemie (administrator, projektant, asystent)

Dane klientów pracowni

Przetwarzane w imieniu Pracowni (Pracownia jako administrator tych danych):

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Adres nieruchomości (jeśli podany)
• Historia projektów i komunikacji

Dane projektowe

• Pliki projektowe (rzuty, wizualizacje, specyfikacje)
• Kosztorysy i budżety
• Umowy i dokumenty
• Wybór materiałów i dostawców

Dane techniczne

• Adres IP
• Typ przeglądarki i systemu operacyjnego
• Czas i data wizyty
• Strony odwiedzone w Serwisie

Dane płatnicze

Płatności obsługiwane są przez Stripe. Nie przechowujemy danych kart płatniczych, kodów BLIK ani danych autoryzacyjnych. Przechowujemy jedynie informacje o statusie płatności i historii transakcji.

3. Cele przetwarzania

• Świadczenie usługi — zarządzanie projektami, CRM, faktury, materiały, harmonogramy, dokumenty.
• Faktury i księgowość — wystawianie faktur VAT, rozliczenia, raporty finansowe.
• Komunikacja — powiadomienia systemowe, e-maile transakcyjne, wsparcie techniczne.
• AI Asystent — generowanie sugestii materiałów, analiza kosztorysów, podsumowania spotkań, automatyzacja zadań.
• Marketplace materiałów — prezentacja produktów dostawców, realizacja zamówień.
• Portal klienta — udostępnianie postępów projektu klientom pracowni.
• Analityka i rozwój — anonimowe statystyki użytkowania w celu ulepszania produktu.
• Bezpieczeństwo — wykrywanie i zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi.

4. Podstawy prawne (RODO)

Przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach prawnych:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy: świadczenie usługi ArchiPuro, obsługa konta i subskrypcji, przechowywanie plików projektowych.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda: komunikacja marketingowa, cookies analityczne, newsletter.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: analityka i rozwój produktu, bezpieczeństwo systemu, dochodzenie roszczeń.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny: prowadzenie księgowości, wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji podatkowej.

5. Powierzenie przetwarzania (art. 28 RODO)

W relacji Pracownia – Klient Pracowni, to Pracownia jest administratorem danych osobowych swoich klientów. ArchiPuro (SPOTMEUP sp. z o.o.) działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA — Data Processing Agreement) zawieranej przy rejestracji konta Pracowni.

Treść DPA spełnia wymagania art. 28 ust. 3 RODO i obejmuje w szczególności:

• przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania,
• rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą,
• obowiązki i prawa Pracowni jako administratora,
• zobowiązanie ArchiPuro do przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Pracowni,
• obowiązek zachowania poufności przez osoby upoważnione do przetwarzania,
• środki bezpieczeństwa zgodne z art. 32 RODO (TLS, szyfrowanie at-rest, RBAC, audyty),
• warunki korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających (subprocesorów — lista w sekcji 6),
• obowiązek pomocy Pracowni w realizacji praw osób, których dane dotyczą,
• obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych w terminie 72h,
• warunki zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu świadczenia usługi.

Pracownia odpowiada za zapewnienie właściwej podstawy prawnej do przetwarzania danych swoich klientów oraz za realizację ich praw wynikających z RODO. Egzemplarz DPA dostępny jest na żądanie pod adresem kontakt@archipuro.com.

6. Udostępnianie danych

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom przetwarzającym:

• Stripe — obsługa płatności online (USA, Standard Contractual Clauses). Certyfikacja PCI DSS Level 1.
• Neon — baza danych PostgreSQL (serwery w EU). Dane przechowywane na terenie Unii Europejskiej.
• Vercel — hosting aplikacji i CDN (USA, Standard Contractual Clauses).
• Anthropic — przetwarzanie zapytań AI (USA, Standard Contractual Clauses). Dane przesyłane do AI są ograniczone do minimum niezbędnego do realizacji funkcji. Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Resend — wysyłka e-maili transakcyjnych i powiadomień (USA, Standard Contractual Clauses).

W przypadku transferu danych poza EOG stosujemy Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

7. Okres przechowywania

• Dane konta — do momentu usunięcia konta + 30 dni na trwałe usunięcie danych.
• Pliki projektowe — 12 miesięcy po zakończeniu projektu (lub do ręcznego usunięcia przez Użytkownika, jeśli wcześniej).
• Dane księgowe — 5 lat zgodnie z wymogami prawa podatkowego.
• Dane analityczne — zanonimizowane, przechowywane bezterminowo.
• Logi AI — 90 dni, następnie automatyczne usunięcie.
• Kopie zapasowe — 30 dni retencji.

8. Prawa użytkownika

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu — uzyskania informacji o przetwarzanych danych osobowych.
• Sprostowania — poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Usunięcia — żądania usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”).
• Ograniczenia przetwarzania — żądania tymczasowego wstrzymania przetwarzania.
• Przenoszenia danych — otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV/JSON).
• Sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
• Cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
• Skargi do UODO — wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja praw: kontakt@archipuro.com. Odpowiadamy w ciągu 30 dni od otrzymania żądania.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) zgodnie z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego (implementacja dyrektywy ePrivacy) w następujących kategoriach:

Cookies niezbędne (nie wymagają zgody)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — prawidłowe działanie Serwisu) oraz art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego (cookies niezbędne do świadczenia usługi).

Cookies analityczne (wymagają zgody)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Cookies analityczne instalowane są wyłącznie po zaakceptowaniu w banerze. Brak zgody nie ogranicza dostępu do Serwisu.

Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę poprzez wyczyszczenie cookies w przeglądarce lub kontakt z Administratorem. Większość przeglądarek pozwala na zarządzanie cookies w ustawieniach prywatności. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Serwisu.

Serwis nie używa cookies marketingowych, nie korzysta z Google Analytics, Meta Pixel ani innych narzędzi reklamowych third-party. Lista cookies jest na bieżąco aktualizowana — obowiązująca wersja jest zawsze dostępna w niniejszej Polityce.

9a. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Zgodnie z art. 22 RODO informujemy:

• Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzjiwywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika (np. odmów usług, automatycznego scoringu kredytowego, automatycznych rozwiązań umowy).
• AI Asystentgeneruje sugestie (wybór materiałów, podsumowania spotkań, szkice komunikacji) wyłącznie jako rekomendacje — każda decyzja końcowa jest podejmowana przez człowieka (architekta, użytkownika).
• Profilowanie w rozumieniu RODO występuje wyłącznie w funkcjach AI Asystenta, wyłącznie w obrębie konta jednej Pracowni i wyłącznie w celu wsparcia pracy operacyjnej. Dane nie są łączone między Pracowniami ani wykorzystywane do celów marketingowych.
• Użytkownik ma prawo do wyrażenia własnego stanowiska, zakwestionowania sugestii AI i żądania interwencji człowieka — w praktyce wystarczy nie zaakceptować sugestii w interfejsie, a w sprawach formalnych skierować zapytanie na kontakt@archipuro.com.
• Użytkownik może w dowolnym momencie wyłączyć funkcje AIw ustawieniach konta — korzystanie z Serwisu nie jest od nich uzależnione.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych:

• Szyfrowanie TLS/SSL — cała komunikacja z Serwisem jest szyfrowana.
• Hashowanie haseł (bcrypt) — hasła nie są przechowywane w postaci jawnej.
• Kontrola dostępu RBAC — role i uprawnienia ograniczają dostęp do danych.
• Audyty bezpieczeństwa — regularne przeglądy zabezpieczeń systemu.
• Szyfrowanie plików — pliki projektowe przechowywane w szyfrowanej chmurze.
• Stripe PCI DSS Level 1 — dane płatnicze przetwarzane przez certyfikowanego dostawcę.

11. AI i przetwarzanie danych

ArchiPuro wykorzystuje modele sztucznej inteligencji dostarczane przez Anthropic, PBC (model Claude). Korzystamy z planu Anthropic z umową DPA i wyłączonym treningiem na danych klienta (Zero Data Retention — ZDR opt-in).

Jakie dane są przesyłane do AI

Przekazujemy do AI wyłącznie minimalny zakres danych niezbędny do realizacji konkretnej funkcji uruchomionej przez użytkownika:

• Treść zapytania użytkownika (np. polecenie do AI Asystenta).
• Kontekst projektu (nazwa, status, kosztorys, harmonogram) — tylko gdy funkcja tego wymaga.
• Notatki ze spotkań (transkrypcja audio) — tylko przy ręcznym uruchomieniu funkcji podsumowania.
• Dane klienta pracowni (imię, e-mail) — tylko gdy zapytanie wprost dotyczy danego klienta i wyłącznie w niezbędnym zakresie.

Co NIE jest przesyłane do AI

• Hasła, tokeny autoryzacyjne, klucze API.
• Dane płatnicze (numery kart, kody BLIK — obsługiwane przez Stripe).
• Pełne pliki projektowe (PDF, DWG, JPG) — AI otrzymuje wyłącznie metadane.
• Numer NIP klienta i dane finansowe spoza zakresu konkretnego zapytania.

Gwarancje

• Brak treningu modeli — dane przesyłane do Anthropic nie są wykorzystywane do trenowania ani fine-tuningu modeli (gwarancja umowna).
• Lokalizacja — przetwarzanie odbywa się w infrastrukturze Anthropic w USA, na podstawie Standard Contractual Clauses (SCC) Komisji Europejskiej.
• Logi po naszej stronie — przechowywane przez 90 dni w celach diagnostyki i naliczania kosztów, następnie automatycznie usuwane.
• Wyłączenie — użytkownik może wyłączyć funkcje AI w ustawieniach konta; Serwis działa bez nich.

12. Dane z usług Google (Kalendarz i Dysk)

ArchiPuro umożliwia opcjonalne połączenie konta Google użytkownika w celu integracji z Kalendarzem Google i Dyskiem Google. Połączenie jest dobrowolne, inicjowane wyłącznie przez użytkownika i nie jest wymagane do korzystania z Serwisu.

Jakie dane Google przetwarzamy i w jakim celu

• Kalendarz Google (calendar.events) — odczyt i zapis wydarzeń, aby synchronizować spotkania i terminy projektowe między ArchiPuro a kalendarzem użytkownika.
• Adres e-mail (userinfo.email) — identyfikacja połączonego konta.

Ograniczone wykorzystanie (Google API Limited Use)

Wykorzystanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use:

• Dane z Google wykorzystujemy wyłącznie do dostarczenia i utrzymania funkcji widocznych dla użytkownika (integracja Kalendarza Google).
• Nie sprzedajemy danych Google i nie wykorzystujemy ich do reklam.
• Nie wykorzystujemy danych Google do trenowania ani fine-tuningu modeli sztucznej inteligencji.
• Nie udostępniamy danych Google podmiotom trzecim poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi, wymogami prawa lub za wyraźną zgodą użytkownika.
• Dostęp człowieka do danych Google jest wyłączony, z wyjątkiem: zgody użytkownika, bezpieczeństwa (np. badanie nadużycia), wymogu prawa lub przetwarzania zagregowanego/zanonimizowanego na potrzeby utrzymania.

Przechowywanie i cofnięcie dostępu

• Tokeny autoryzacyjne Google przechowujemy w postaci zaszyfrowanej i nie są przesyłane do AI ani podmiotów trzecich.
• Tokeny autoryzacyjne Google są przechowywane przez czas trwania aktywnego połączenia integracji. Po rozłączeniu konta są usuwane w ciągu 24 godzin.
• Użytkownik może w dowolnym momencie odłączyć konto Google w ustawieniach ArchiPuro oraz cofnąć dostęp w ustawieniach uprawnień konta Google.
• Po odłączeniu konta przechowywane tokeny są usuwane.

13. Zmiany polityki prywatności

O zmianach polityki prywatności informujemy drogą mailową co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod adresem archipuro.com/prywatnosc.

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: kontakt@archipuro.com